应收应付如何通过预收预付进行核销

 

做生意最怕往来账 “剪不断理还乱”：收了客户定金却没冲减应收、给供应商付了预付却没抵扣应付，时间一长，账面余额和实际往来对不上，对账要花大半天，还容易错算利润。

其实用账有书，通过预收预付核销应收应付，几步就能理清，新手也能快速上手，让每一笔往来都清清楚楚！

先搞懂核销核心逻辑：

预收是客户先给钱、后拿货（我们欠客户货 / 服务）；预付是我们先给钱、后收货（供应商欠我们货 / 服务）。核销就是 “冲账”：用客户的预收款抵扣应收账款，用给供应商的预付款抵扣应付账款，最终让账目真实反映 “谁欠谁、欠多少”，避免挂账混乱。

适用场景

1、预收-核销应收：客户先付定金 / 全款，后续发货冲抵欠款

2、预付-核销应付：先给供应商打定金 / 货款，后续收货冲抵应付款

  

 

下面介绍具体操作：

场景 1：预收款核销应收账款（先收钱、后发货）

案例：我们是建材公司，客户（厦门有书装修有限公司）给我们订3万元磁砖，提前收了客户5000元定金，发货后用定金冲减应收。

 

第一步：记预收（收到客户定金）

进入日记账，记一笔 “收入”，填写：

1）金额：5000 元（定金）

2）对方单位：客户名称（如厦门有书装修有限公司）

3）关键：勾选金额旁的预收选项（必勾！否则无法核销）；下图所示

   

 

4）保存后，进入预收预付；点击 “读取”，同步这笔预收款；下图所示：

 

  

 

  

 

第二步：记应收（确认客户欠款）

进入应收模块，记一笔应收，填写：

1）对方单位：客户名称（如厦门有书装修有限公司）

2）金额：30000 元（应收总额）

3）备注：瓷砖货款

4）保存，完成应收登记；下图所示：

 

 

第三步：核销（用预收冲减应收）

进入应收模块，找到 3 万元应收记录；点击右侧核销；下图所示：

 

 

点击选择核销方式；选择通过预收预付核销；下图所示：

  

 

选日期、对方单位，点【查询】，选取该客户对应的预收记录 ;下图所示：

  

  

 

核销后：预收余额为0、应收余额同步扣减，应收余额自动变为 25000 元（3 万 - 5 千），已收金额显示 5000 元，完成冲抵。账目实时同步；下图所示：

  

  

 

场景 2：预付款核销应付账款（先付钱、后收货）

案例：我们是做烟酒贸易的公司，向厦门酒厂供应商采购10万元高粱酒，提前预付 4 万定金，收货后用预付抵扣应付。

 

第一步：记预付（给供应商付款）

进入日记账；记一笔 “支出”，填写：

1）金额：40000 元（预付款）

2）对方单位：供应商名称（如厦门酒厂）

3）关键：勾选金额旁的预付选项（必勾！）；下图所示：

 

 

保存后，进入预收预付模块，“读取”这笔预付款，下图所示：

 

 

 

 

第二步：记应付（收货后确认欠款）

进入应收应付》应付模块；记一笔应付；填写：

1）对方单位：同供应商名称（如厦门酒厂）

2）金额：100000 元（应付总额）

3）备注：采购高粱酒

4）保存，完成应付登记；下图所示：

 

 

第三步：核销（用预付抵扣应付）

进入应收应付》应付模块；找到对应的应付记录；点击“核销”；下图所示：

 

 

点击选择核销方式；选择通过预收预付核销；下图所示：

  

 

选日期、对方单位，点【查询】，选取该客户对应的预付记录 ;下图所示：

  

  

 

核销后：应付余额自动变为 60000 元（10 万 - 4 万），预付余额清零，往来账精准匹配；下图所示：

 

 

 

 

结语：

预收预付的货款、押金，预支的差旅费、备用金这么管，操作起来简单，使用起来一目了然！

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