物品管理完整操作流程

 

开公司、做生意，货品管理总是让人头大？材料越堆越多，不知道还剩多少；出货领料全靠记，经常漏记错记；盘点一次累断腿，数据还对不上...

别愁！账有书的「物品管理」模块，专为中小微企业打造，无需财务知识、手机电脑通用，从添加物品、设置初始库存，到日常入库、出库、查库存，一套流程全搞定，让你轻松管好每一件货品！

今天就带大家走一遍完整操作流程，新手跟着做就能会！

 

 

 

一、添加物品 + 设置初始库存余额

刚用软件，第一步要把现有货品录入系统，并设置好初始库存数量。

方式 1：单个添加物品（适合少量货品）

1.进入「物品管理」界面，点击 “添加物品”；下图所示：

 

 

 

2.在添加物品界面，填写关键信息：

1）物品名称（必填，如：A4 打印纸、笔记本电脑）

2）规格型号（可选，区分同款不同规格）

3）计量单位（个、件、套、盒等）

4）采购单价（成本价）、销售单价（出货价）

5）库存预警（低于该数自动提醒，避免断货）

6）类别（按需分类，便于统计）（在设置》常规配置》物品管理配置》中启用）

3.设置初始库存：直接填写「初始数量」

4. 点击“保存”，物品添加完成！

 

方式 2：批量导入（适合大量货品）

1.进入物品管理界面 ；点击 导入，下图所示：

 

2.下载系统模板，按格式填写：名称、型号、单位、单价、初始数量

 

3. 上传文件，一键导入所有物品，效率翻倍

     

 

 

温馨提示：

如果原材料和产成品要分开管库存，可参考《原材料以及产成品如何分别管库存》这篇文章。

 

二、日常操作：入库登记（采购 / 补货必做）

物品买回来、进货补货，都要做入库登记，库存才会增加。

进入物品管理 ；点击 入库登记；下图所示：

          

    

2.填写入库信息：

1）入库日期（默认当天，可修改）

2）入库明细：选择已添加的物品（可多选）

3）入库数量（必填，正数）

4）单价、金额（自动计算，可修改）

5）经手人、供应商、备注（可选，方便溯源）

3. 可添加多个物品到同一张入库单，一起保存

4. 点击“保存并返回”，即入库完成 ； 库存自动增加。

 

温馨提示：

常用物品在出入库选取物品时可设为「常用」，下次直接选，不用翻找。

 

三、日常操作：出库 / 领用登记（销售 / 领料必做）

货品销售、部门领用、发货，都要做出库登记，库存才会减少。

1.进入物品管理 ， 点击 出库登记；下图所示：

 

 

 

2.填写出库信息：

1）出库日期（默认当天）

2）出库明细：选择要出库的货品

3）出库数量（必填，不能大于当前库存）

4）单价、金额（自动带出销售单价，可修改）

5）领用部门、客户、用途、备注（可选）

6）勾选「送货」，可填写收货信息，直接打印送货单 / 出库单（送货单表头格式可在设置》常规配置》物品管理配置中修改）

7）点击“保存并返回”，出库完成 ，库存自动减少

 

四、随时查看：实时库存 + 出入库流水

不用盘点、不用翻单，实时库存一眼看清，流水记录可查可改。

1. 查看实时库存（主界面）

进入「物品管理」，首页就是库存列表；下图所示：

 

 

 

清晰显示：物品名称、规格、库存数量、单价、金额、库存预警

库存不足会红色高亮提醒，及时补货；下图所示：

 

 

2. 查看出入库流水

进入物品管理模块 ；点击“查看流水”，下图所示：

 

显示所有入库、出库记录，支持按日期、物品、单号等条件筛选，下图所示：

 

点击单号可以查看详情；点击这个“”编辑符号，可以修改 ， 更正数量 / 金额；下图所示：

 

 

3. 库存报表统计

支持按月 / 按物品 / 按类别统计出入库与库存数据

导出 Excel，方便对账、盘点、汇报

 

五、常见小问题（新手必看）

问：添加物品后，初始库存没显示？答：检查是否填了「初始数量」，或是否保存了「初始库存」入库单。

问：出库时选不到物品？答：先去「物品管理」添加该物品，再做出库。

问：入库 / 出库录错了，能改吗？答：可以！查看流水 》 找到单据 》修改数量 / 金额 》保存，库存自动更正。

特别提示：找不到左侧编辑图标，那是因为超过了可修改的时间了，我们可以在“设置 >常规配置>物品管理配置”界面中，修改原材料菜单下可修改天数，然后保存，再回到查看流水界面，再进行修改与删除。

也还有一种可能就是我们没有修改与删除权限，如果是这种情况，找我们的管理员修改我们的权限即可(此处的管理员不是账有书平台的系统管理员，而是咱们公司自己的具备最高权限使用账有书的那个人)。

问：手机和电脑数据同步吗？答：实时同步！手机记、电脑看，数据完全一致！

 

结语：

中小企业、小微企业、创业型公司没有复杂的ERP系统、进销存系统、财务系统，许多时候我们自己都能对公司的资金、材料、设备等情况了如指掌，都在我们脑袋里装着。

但老话说得好，好记性不如烂笔头，使用一套简单易用的流水记账平台管钱、管物，岂不美哉！况且可能还有其他合伙人，或者还有其他高级管理人员也需要了解、共享有关信息！！！